Mengubah Ukuran Kertas Menjadi Legal di Microsoft Word 2016: Panduan Lengkap

Dalam dunia pengolahan dokumen, terutama di lingkungan perkantoran, sekolah, atau administrasi, ukuran kertas yang standar dan konsisten sangatlah penting. Salah satu ukuran kertas yang sering digunakan, terutama untuk dokumen hukum, sertifikat, atau laporan yang lebih panjang, adalah ukuran Legal. Microsoft Word 2016, sebagai salah satu perangkat lunak pengolah kata paling populer, menyediakan fitur yang mudah diakses untuk mengubah ukuran kertas dokumen Anda.

Artikel ini akan memandu Anda secara rinci tentang cara mengubah ukuran kertas dokumen Anda menjadi Legal di Microsoft Word 2016. Kami akan membahas langkah-langkahnya, menjelaskan mengapa Anda mungkin perlu melakukannya, serta memberikan beberapa tips tambahan untuk memastikan dokumen Anda terlihat profesional dan sesuai dengan kebutuhan.

Mengapa Anda Perlu Mengubah Ukuran Kertas Menjadi Legal?

Sebelum kita menyelami teknisnya, penting untuk memahami kapan dan mengapa Anda perlu mengubah ukuran kertas dokumen Anda menjadi Legal.

• Kebutuhan Hukum dan Administratif: Dokumen-dokumen seperti kontrak, akta, sertifikat, atau formulir resmi seringkali mengharuskan penggunaan ukuran kertas Legal. Ini karena ukurannya yang lebih panjang memungkinkan lebih banyak informasi ditampilkan tanpa perlu mengecilkan font secara drastis atau memecah konten ke halaman tambahan.
• Laporan dan Dokumen Panjang: Untuk laporan yang membutuhkan lebih banyak ruang untuk teks, grafik, atau tabel, ukuran Legal bisa menjadi pilihan yang lebih baik daripada ukuran Letter standar. Ini dapat mengurangi jumlah halaman yang dibutuhkan, membuat dokumen lebih ringkas.
• Konsistensi: Jika Anda bekerja dalam tim atau mengikuti standar perusahaan, menjaga konsistensi ukuran kertas di seluruh dokumen adalah hal yang krusial. Mengubah ke ukuran Legal memastikan semua orang menggunakan format yang sama.
• Tampilan Profesional: Terkadang, hanya masalah estetika. Ukuran Legal dapat memberikan tampilan yang lebih formal dan profesional untuk jenis dokumen tertentu.

Memahami Ukuran Kertas Legal

Ukuran kertas Legal memiliki dimensi yang spesifik. Di Amerika Utara, ukuran Legal adalah 8.5 inci lebar x 14 inci panjang (215.9 mm x 355.6 mm). Ini berbeda dengan ukuran Letter yang umum digunakan, yang berukuran 8.5 inci lebar x 11 inci panjang (215.9 mm x 279.4 mm). Perbedaan panjang inilah yang memberikan ruang ekstra pada kertas Legal.

Langkah-Langkah Mengubah Ukuran Kertas Menjadi Legal di Microsoft Word 2016

Microsoft Word 2016 membuat proses ini menjadi sangat sederhana. Anda dapat melakukannya baik saat membuat dokumen baru maupun saat mengedit dokumen yang sudah ada.

Langkah 1: Buka Dokumen Anda

Pertama, buka Microsoft Word 2016. Jika Anda ingin mengubah ukuran kertas untuk dokumen yang sudah ada, buka file dokumen tersebut. Jika Anda ingin membuat dokumen baru dengan ukuran Legal, cukup buka aplikasi Word dan pilih "Blank document".

Langkah 2: Akses Tab "Layout"

Setelah dokumen terbuka, perhatikan pita (ribbon) di bagian atas jendela Word. Cari dan klik tab yang bertuliskan "Layout". Tab ini berisi semua opsi yang berkaitan dengan tata letak halaman dokumen Anda, termasuk ukuran kertas, margin, orientasi, dan kolom.

Langkah 3: Pilih Opsi "Size"

Di dalam tab "Layout", Anda akan menemukan grup perintah yang disebut "Page Setup". Di dalam grup ini, cari tombol yang bertuliskan "Size". Klik tombol "Size" ini.

Langkah 4: Pilih Ukuran "Legal"

Setelah mengklik "Size", sebuah menu dropdown akan muncul menampilkan berbagai pilihan ukuran kertas yang umum digunakan. Cari dan klik opsi yang bertuliskan "Legal".

• Jika Anda tidak melihat "Legal" di daftar: Ini mungkin terjadi jika ukuran Legal tidak termasuk dalam daftar ukuran yang paling sering digunakan. Dalam kasus ini, Anda perlu memilih opsi "More Paper Sizes…" (atau "Ukuran Kertas Lainnya…") di bagian bawah menu dropdown.

Langkah 5: Menentukan Ukuran Kertas Kustom (Jika "Legal" Tidak Ada)

Jika Anda mengklik "More Paper Sizes…", sebuah jendela baru bernama "Page Setup" akan muncul, dengan tab yang aktif adalah "Paper".

Di bagian "Paper size", Anda akan melihat daftar dropdown. Jika "Legal" belum terpilih, klik dropdown tersebut dan cari opsi "Legal".

Jika Anda masih tidak menemukan "Legal" di daftar, atau jika Anda ingin memastikan dimensinya tepat, Anda bisa membuatnya secara manual:

1. Pada dropdown "Paper size", pilih opsi "Custom" (atau "Kustom").
2. Kemudian, di kolom "Width" (Lebar), masukkan 8.5 inci (atau 21.59 cm).
3. Di kolom "Height" (Tinggi), masukkan 14 inci (atau 35.56 cm).
4. Pastikan satuan yang digunakan adalah inci (inch) atau sentimeter (cm) sesuai dengan preferensi Anda. Anda bisa mengubah satuan di menu "File" > "Options" > "Advanced" > "Show measurements in units of".

Langkah 6: Konfirmasi Perubahan

Setelah Anda memilih "Legal" dari daftar standar atau menentukan ukurannya secara kustom, klik tombol "OK" di jendela "Page Setup" (jika Anda masuk melalui "More Paper Sizes…") atau cukup klik di luar menu dropdown (jika Anda memilih langsung dari tab "Layout").

Microsoft Word akan segera menerapkan ukuran kertas Legal ke seluruh dokumen Anda. Anda akan melihat perubahan pada tampilan halaman di layar, dan jika Anda memiliki konten, Anda mungkin akan melihat pergeseran tata letak karena ukuran halaman yang lebih panjang.

Tips Tambahan untuk Dokumen Berukuran Legal

Mengubah ukuran kertas hanyalah satu bagian dari memastikan dokumen Anda terlihat profesional. Berikut adalah beberapa tips tambahan yang perlu dipertimbangkan saat bekerja dengan ukuran kertas Legal:

• Margin: Ukuran Legal yang lebih panjang berarti Anda memiliki lebih banyak ruang vertikal. Pertimbangkan untuk menyesuaikan margin Anda agar memanfaatkan ruang ini dengan baik. Margin standar (misalnya, 1 inci di semua sisi) mungkin masih berfungsi, tetapi Anda bisa bereksperimen untuk menemukan keseimbangan yang tepat antara teks dan ruang kosong. Pergi ke tab "Layout" > "Margins" untuk menyesuaikannya.
• Orientasi Halaman: Untuk sebagian besar dokumen Legal, orientasi Portrait (tegak) adalah yang paling umum digunakan. Namun, jika Anda memiliki tabel atau grafik yang sangat lebar, Anda mungkin ingin mempertimbangkan orientasi Landscape (mendatar). Anda bisa mengubahnya di tab "Layout" > "Orientation". Ingatlah bahwa mengubah orientasi akan mengubah dimensi lebar dan panjang halaman.
• Header dan Footer: Pastikan teks di header dan footer Anda masih terlihat jelas dan tidak terpotong setelah Anda mengubah ukuran kertas. Kadang-kadang, ukuran kertas yang lebih panjang dapat mempengaruhi posisi header dan footer. Periksa kembali setelah perubahan.
• Pratinjau Cetak: Selalu lakukan pratinjau cetak sebelum mencetak dokumen Anda. Ini akan memberi Anda gambaran yang akurat tentang bagaimana dokumen Anda akan terlihat di kertas Legal yang sebenarnya. Pergi ke "File" > "Print".
• Font dan Ukuran Font: Karena kertas Legal lebih panjang, Anda mungkin dapat menggunakan ukuran font yang sedikit lebih besar dari yang biasa Anda gunakan pada kertas Letter, atau Anda dapat menampilkan lebih banyak teks per halaman tanpa membuat font terlalu kecil. Sesuaikan ukuran font Anda untuk keterbacaan yang optimal.
• Pencetakan: Pastikan printer Anda mendukung ukuran kertas Legal. Sebagian besar printer perkantoran mendukungnya, tetapi printer rumah yang lebih kecil mungkin tidak. Periksa spesifikasi printer Anda dan pastikan Anda memasukkan kertas Legal ke dalam baki printer dengan benar. Saat mencetak, pastikan pengaturan ukuran kertas di dialog cetak Word cocok dengan ukuran kertas yang Anda pilih di dokumen.

Kesimpulan

Mengubah ukuran kertas dokumen Anda menjadi Legal di Microsoft Word 2016 adalah proses yang mudah dan cepat. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat dengan percaya diri menyesuaikan dokumen Anda untuk memenuhi berbagai kebutuhan, mulai dari keperluan hukum hingga pembuatan laporan yang lebih komprehensif.

Ingatlah untuk selalu memperhatikan detail seperti margin, orientasi, dan pratinjau cetak untuk memastikan dokumen Anda tidak hanya berukuran benar, tetapi juga terlihat profesional dan mudah dibaca. Dengan sedikit penyesuaian, dokumen berukuran Legal Anda akan siap untuk dicetak dan dibagikan dengan hasil yang memuaskan.